附录 C 数据管理：分享文件和归档任务

用 WorkBuddy 做了一批任务，有些分享给了同事，有些用完就搁置了。时间一长，你自己也记不清：哪些文件还在被别人访问？哪些任务早就完成但还挂在列表里占位置？

数据管理就是处理这两件事：管理你已经分享出去的文件、管理你已经归档的任务。

入口在头像菜单中：点击左上角头像 → 设置 → 数据管理。进入后会看到两个区域：我分享的文件、已归档任务。

我分享的文件

文件从哪里来

当你在任务中把产物分享给别人时——无论是通过发布为在线链接（见第 28 章），还是通过其他分享方式——被分享的文件会自动出现在"我分享的文件"列表中。

这个列表是分享行为的记录簿。你不需要手动维护，每次有新的分享操作，文件会自动加入列表；取消分享后，文件会从列表中移除。

列表内容

每条记录包含以下信息：

字段	说明
文件名	被分享的文件名称
分享时间	生成分享链接的时间
分享链接	当前有效的在线访问链接
文件类型	MD、HTML、CSV 等

可执行操作

操作	说明	注意事项
复制分享链接	把链接复制到剪贴板，方便再次发给他人	链接仍有效，他人可继续访问
下载文件	把文件下载到本地	下载的是当前版本的文件
取消文件分享	移除分享链接，文件从列表中删除	取消后他人无法再通过链接访问

取消分享是最需要注意的操作。它不是"暂停"——取消后，之前发给同事的链接会立即失效，对方打开会看到"内容不可访问"。所以取消分享前确认：对方是否还需要这个文件？是否有人把链接加到了书签或文档里？

常见场景

场景一：临时分享后清理。 你给同事发了一个项目仪表盘的链接，项目结束后这个链接不再需要。在"我分享的文件"中找到对应记录，取消分享，链接失效，列表更新。

场景二：链接丢失重新获取。 之前分享过一个文件但找不到链接了。打开"我分享的文件"列表，找到对应记录，复制链接即可。

场景三：批量检查分享状态。 定期查看列表，确认哪些文件还在被分享。长期不再需要的分享及时取消，避免过期内容被持续访问。

已归档任务

任务从哪里来

WorkBuddy 的任务列表是日常工作流的主线。任务完成后，你可以选择"归档"——把任务从活跃列表移到归档区。归档不是删除，任务的内容和产出仍然保留，只是不再占据任务列表的位置。

状态	在哪里	能做什么
活跃任务	任务列表	继续对话、修改、分享
已归档任务	数据管理 → 已归档任务	查看记录、恢复或删除

可执行操作

操作	说明	注意事项
删除任务	永久删除该任务及其全部内容	需要二次确认，删除后不可恢复
取消归档	把任务从归档区恢复到任务列表	任务恢复为活跃状态，可继续对话

删除任务是不可逆操作。点击删除后会弹出二次确认提示，要求你再次确认。确认删除后，任务的所有对话记录、产出文件、操作历史都将永久消失，无法找回，也无法继续这个任务的对话。

取消归档是可逆操作。如果某个任务被错误归档，或者归档后发现还需要继续推进，取消归档即可把它恢复到任务列表，一切照旧。

删除 vs 归档的区别

很多人不确定什么时候该归档、什么时候该删除。两者的区别很明确：

维度	归档	删除
目的	清理任务列表但保留记录	彻底清除不需要的任务
可恢复	是，取消归档即可恢复	否，二次确认后永久删除
内容保留	保留	不保留
适合场景	任务完成但留作记录	任务无价值或有敏感内容

建议默认用归档而非删除。归档让任务列表保持清爽，同时保留了历史记录——万一以后需要回顾某个任务的过程或产出，归档区还能找到。删除只用于确实不需要保留的任务。

使用建议

定期检查分享列表。 分享出去的文件会一直保持可访问状态，直到你主动取消。建议每月检查一次"我分享的文件"列表，取消不再需要的分享链接。长期不清理的分享列表，可能存在过期内容被持续访问的风险。

取消分享前通知对方。 如果你取消了一个同事正在使用的分享链接，对方下次打开会看到"不可访问"。如果不确定对方是否还需要，先问一声再取消。

归档代替删除。 任务完成后优先归档而非删除。归档不占精力但保留记录，删除省不了多少空间却永久失去信息。除非任务包含敏感信息或确实是误操作创建的空任务，否则不要用删除。

删除前再想一遍。 删除任务的二次确认是最后一道防线。点确认前再想一遍：这个任务的产出我是否还可能用到？对话过程中有没有重要的决策记录？如果不确定，改用归档。

任务列表保持精简。 活跃任务列表控制在合理的数量内。已完成的任务及时归档，让任务列表只显示当前正在推进的任务。一个清爽的任务列表能帮你快速找到正在做的东西，不用在一堆已完成任务里翻找。